Hoofdmenu:
Voor deze activiteit wordt een specifiek aanvraagformulier gebruikt, te vinden op het leerplatform onder rubriek formulieren > intra- extramuros > 'meerdaagse extramuros'
Gelieve vooraleer een meerdaagse te organiseren, kennis te nemen van onderstaande afspraken. Deze afspraken zijn gebaseerd op de vooropgestelde regels van de Provincie Oost-Vlaanderen, die terug te vinden zijn in volgend document “Handleiding voor de organisatie van meerdaagse buitenlandse studiereizen voor POOV-scholen met volledig leerplan. Principes, stappenplan, aanvraagformulier”
Relevantie
Elke reis moet een onderwijzende en opvoedende meerwaarde hebben en mag niet exclusief toeristisch of recreatief van aard zijn.
Elke reis moet een directe of indirecte binding hebben met het opvoedingsproject in het algemeen of het leerplan in het bijzonder.
Elke reis wordt vooraf door de leerlingen zelf goed voorbereid via taakuitvoeringen (info opzoeken, verwerken, presenteren …).
Elke reis mondt bij voorkeur uit in een eindproduct (neerslag, reportage, video, certificaat voor portfolio …).
Elke reis wordt door de leerlingen en de begeleiders op een formulier geëvalueerd.
Deelnemers en niet-deelnemers
Een reis wordt georganiseerd als minstens drievierde van de beoogde leerlingen spontaan inschrijft.
Voor wie niet deelneemt, wordt een nuttige pedagogische opvang voorzien, met activiteiten/taken die bij de aanpak van de buitenlandse reis aansluiten.
Wanneer een minderjarige leerling meedeelt niet deel te willen/kunnen nemen, moet de ouders gevraagd worden dit te beargumenteren. Desgevallend kan de school de CSW voor financiële bemiddeling inschakelen.
Wanneer een meerderjarige leerling meedeelt niet deel te willen/kunnen nemen, moet deze een gemotiveerd schrijven richten aan de directie.
Aantal begeleiders
Voor het gewoon onderwijs wordt het aantal begeleiders bepaald op 1 begeleider per begonnen schijf van 10 leerlingen.
In principe neemt de directeur niet deel aan de reis.
Indien meer begeleiders worden ingeschakeld, kunnen deze geen aanspraak maken op de vergoeding voor overnachting bepaald in artikel 8 van het provincieraadsbesluit van 17 juni 2009 houdende de geldelijke bepalingen voor het gesubsidieerd personeel en het niet-gesubsidieerd onderwijzend, orthopedagogisch, paramedisch en psychologisch personeel, het niet-gesubsidieerd opvoedend hulppersoneel en de niet-gesubsidieerde opvoeders.
Er kan per reis maximaal 1 extra begeleider bovenop de genoemde begeleiders ingeschakeld worden.
Financiering
Als uitgangsregeling geldt dat de school de mogelijkheden van Europese (co)financiering maximaal benut.
Regeling voor de leerlingen
De financiering van de buitenlandse reizen gebeurt ten laste van de werkingskosten van de organiserende school (Iva-budget). Er kunnen inkomsten worden verworven door co-financiering in het kader van Europese en Vlaamse projecten, bijdragen van de oudleerlingenbond, leerlingenacties en de eigen bijdrage van de leerlingen. De school spant zich in om de eigen bijdrage van de leerlingen zo laag mogelijk te houden.
Aan leerlingen die hun deelname hebben gesignaleerd, wordt een waarborg gevraagd. Die waarborg wordt verbeurd geacht voor leerlingen die zonder grondige reden achteraf afhaken, behalve als er daardoor geen financiële gevolgen ontstaan.
Fincieel zwakke leerlingen kunnen eventueel, na een onderzoek door de CSW, een financiële tegemoetkoming krijgen.
Alle ontvangsten voor de financiering van de reizen worden op de schoolrekening geboekt.
In geen geval worden de kosten voor de begeleiders in de eigen bijdrage van de leerlingen doorgerekend.
Regeling voor de begeleiders
Op de rekening van de begeleiders kan een bedrag worden gestort voor de voorziene en begrote uitgaven (metro, maaltijden, toegangskaarten …) voor leerlingen en begeleiders.
Het restant wordt na de reis aan de econoom van de school terugbezorgd, die daarop een "vastgesteld recht" boekt.
Elke begeleider krijgt daar bovenop een bedrag van €250 voor onvoorziene uitgaven (vb. ziekenhuisopname). Dat bedrag of het restant (met de bewijsdocumenten) wordt na de reis aan de econoom terugbezorgd, die daarop een "vastgesteld recht" op de schoolrekening boekt.
Stappenplan
Voorafgaande opmerkingen
De geplande buitenlandse reis, inclusief de kostenraming, wordt aan de schoolraad tijdens de laatste zitting van het voorafgaande schooljaar voorgelegd.
Bij de inschrijving van de leerlingen wordt een kostenraming van de geplande reis aan ouders als "kost" meegedeeld.
De leerkrachten dienen een beargumenteerd voorstel voor een buitenlandse reis in bij de directie.
In geval van goedkeuring
De directie vraagt de leerkrachten om het voorstel uit te werken rond de volgende punten:
Doelgroep:
Om welke leerlingengroep gaat het?
Hoeveel leerlingen zijn bereid in te schrijven?
Welke begeleiders gaan mee?
Programma:
periode en duur
uitgewerkt per dag
vermelding van vervoermiddel en logies
Verantwoording:
meerwaarde voor leerlingen en school
inkadering in leerplandoelstellingen
voorbereidend werk door leerlingen
regeling van de opvang van niet-deelnemers
beoogd eindproduct
Kostprijs:
geraamd totaal bedrag (reis, logies, maaltijden, toegangskaarten…)
mogelijke sponsoring
mogelijke leerlingenacties
vermoedelijk eigen aandeel per leerling
De organiserende leerkrachten vullen op het voorziene formulier een aanvraag om goedkeuring in en de directie dient dit in bij het hoofd van het IVA Provinciaal Onderwijs, met het uitgewerkte voorstel.
Het hoofd van het IVA Provinciaal Onderwijs beslist over de aanvraag na overleg met de financieel beheerder.
Indien goedkeuring krijgt de econoom het startschot om offertes aan te vragen. Eerder dan deze goedkeuring worden geen offertes aangevraagd.
De offertes worden bekeken in overleg tussen de directeur, de econoom van de school.
Nadat er tot een consensus is gekomen, kunnen de organiserende leerkrachten het programma aanpassen en definitief opstellen.
De bezoeken ter plaatse kunnen geregeld worden. Onthoud hierbij dat er geen voorschotten overgeschreven worden door de school, ook niet ter bevestiging. Er moet steeds ter plaatse contant betaald worden en er moet een schuldvordering worden ingevuld, waarbij een stempel of handtekening van de organisatie wordt vermeld.
De leerkrachten mailen het ingevulde IVA aanvraagformulier door naar de verantwoordelijke projecten.
De leerlingen worden op de hoogte gebracht van het definitieve programma via een mededeling naar de ouders toe. In deze mededeling staat duidelijk waar de leerlingen verblijven en welke activiteiten er dagelijks georganiseerd worden, alsook het eventuele budget dat leerlingen ter beschikking moeten hebben ter plaatse.
Na de meerdaagse wordt een evaluatieformulier ingediend bij de verantwoordelijke projecten.
link handleiding buitenlandse reizen IVA
link aanvraag meerdaagse reizen IVA