Intra- en extramurosactiviteiten - Schoolbeleidsplan PIVA Oudenaarde

Aanvraag
Bij iedere organisatie van een intra- of extramurosactiviteit dient een standaard procedure gevolgd te worden.

1. De aanvrager/initiatiefnemer vult zelf het aanvraagformulier in
   

2. De aanvraag dient te gebeuren via het "aanvraagformulier intramurosactiviteit" of "aanvraagformulier extramurosactiviteit", terug te vinden op het leerplatform onder "formulieren"
   

3. Bij een meerdaagse buitenlandse activiteit moet naast het standaardformulier een bijkomend aanvraagformulier EPI, terug te vinden op het leerplatform onder "formulieren", doorgemaild worden naar de projectverantwoordelijke die dan voor de verdere afwerking zorgt
   

4. Je bewaart het formulier op de PC
   

5. Je slaat het op onder de naam van de activiteit en de datum vb demonstratie ddmmjjjj (dag maand jaar)
   

6. Je vult het formulier volledig in met bijzondere aandacht voor de rubriek "Mededeling"
   

7. Je stuurt het ingevulde formulier als bijlage op, via mail naar ann.haustraete@piva-oudenaarde.be (1ste gr) of geert.verduyn@piva-oudenaarde.be (2de/3de gr)
   

8. De projectverantwoordelijke checkt de aanvraag en kijkt na in hoeverre de VOETen gelinkt zijn aan de activteit
   

9. Indien de aanvraag volledig en correct is ingevuld wordt deze doorgestuurd naar de directie ter goedkeuring

10. Bij onvolledig of fout ingevuld document, volg de procedure vanaf punt 6

Opvolging bij goedkeuring
De projectverantwoordelijke

• informeert je, via mail, over de al dan niet goedkeuring van je aanvraag
  

• roostert de activiteiten in de agenda
  

• houdt een overzicht bij van de onkosten

• indien extramuros met busvervoer worden offertes aangevraagd

• stagiairs lerarenopleiding worden verwittigd bij eventuele aanpassingen van hun stage-opdracht

De aanvrager/initiatiefnemer

• werkt het project verder uit en neemt desgevallend contact op met:
  

• de econoom: vervoer en verbruikersmateriaal
• de ICT-verantwoordelijke: lokaalbezetting en digitale ondersteuning
• de TAC en/of TA: kappers- en schoonheidsproducten en wegvallen van stages
• de technisch assistent: logistieke ondersteuning en technische materialen
  
• het onderhoudspersoneel: catering en lokaalbezetting
• haalt de financiële bijdrage voor de activiteit bij de leerlingen op
  
• zorgt dat de financiële bijdrage voor de activiteit bij de leerlingen wordt opgehaald
  
• zorgt voor vervangopdracht dewelke digitaal doorgestuurd wordt naar opvoeders@piva-oudenaarde.be
  

Dag van de activiteit

De begeleider

• neemt de aanwezigheden op en geeft deze door via Smartschool
  
• voorziet zich van het nodige EHBO-materiaal
• voorziet zich eventueel van de nodige verzekeringsformulieren

Na afloop van de activiteit
De begeleider

• vult een evaluatiedocument in en stuurt het door naar de projectverantwoordelijken ann.haustraete@piva-oudenaarde.be (1ste gr) of geert.verduyn@piva-oudenaarde.be (2de/3de gr)

De projectverantwoordelijke

• inventariseert de evaluatiedocumenten